A exigência do certificado digital

A exigência do certificado digital

A dúvida sobre a necessidade ou não de o MEI contar com um certificado digital para emissão de NF-e é comum. Afinal, a legislação não é suficientemente clara quanto a essa definição.

Em 2011, a Resolução 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) estabeleceu o seguinte em seu artigo 102: O MEI não estará obrigado ao uso da certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias, bem como para recolhimento do FGTS.

Parece clara a liberação da obrigatoriedade, não é mesmo? Mas um parágrafo único, logo em seguida, prevê que pode ser “exigida a utilização de códigos de acesso para cumprimento das referidas obrigações”. É aí que começa a nascer a dúvida sobre certificado digital para MEI.

Na seção de perguntas e respostas do Portal do Empreendedor, a questão é esclarecida da seguinte forma: MEI não é obrigado a ter a certificação, “exceto se optar em emitir nota fiscal eletrônica, de acordo com as legislações tributárias estadual e municipal”.

É para essa exceção que o microempreendedor individual deve atentar: caso ele emita NF-e, pode precisar de um certificado digital. Mas por que “pode” precisar? A real necessidade irá depender do tipo de nota emitida para outra pessoa jurídica – lembrando que está dispensado quando negocia com pessoa física. Conheça mais sobre eles e veja qual se encaixa na sua realidade:

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica substitui os modelos 1 e 1A, utilizados nas operações de venda e prestação de serviços, estando relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Quem a emite precisa de certificação digital.

NFC-e

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é emitida quando da venda de produtos, substituindo o tradicional cupom fiscal. A certificação digital é exigida para confirmação da autenticidade.

NFS-e

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é o documento digital que substitui a Declaração de Serviço, uma exigência do município e que está relacionada à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

NF-e Avulsa

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é gratuita e não exige certificação, mas depende de solicitação do MEI junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) em seu estado ou município. Verifique a disponibilidade do pedido via internet.

CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico foi criado em substituição a uma variedade de documentos exigidos para se fazer o transporte de carga, incluindo os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Então, eu preciso do certificado?

Na prática, o que acontece é que, se emitir nota fiscal eletrônica, o MEI precisa cumprir os mesmos requisitos aplicados às demais empresas – e a certificação é uma delas, conforme definido pelo artigo 61-B da própria Resolução 94 do CGSN. Se essa for uma tarefa rotineira, é ainda mais válido providenciar o certificado digital. Do contrário, a opção pela NF-e Avulsa pode resolver.

Se a velocidade no processo é uma característica importante para o seu negócio, tem aí uma boa razão para adotar o certificado digital para MEI. Mas há ainda outras vantagens nessa adesão, conforme veremos a seguir.

Vantagens do certificado digital para MEI

Um certificado digital é como a assinatura eletrônica da empresa, utilizando chaves criptográficas para confirmar a sua identidade. É um documento eletrônico, como um cartão magnético, token, pendrive ou mesmo no formato de um arquivo, cujo objetivo é garantir a segurança e a validade jurídica dos processos realizados no ambiente online.


Se você é MEI e pensa em ter o seu certificado digital, saiba que, com ele, terá assegurada a autoria da nota fiscal eletrônica emitida, além de contar com a integridade, privacidade e inviolabilidade do seu conteúdo.


O certificado digital também abre um canal de comunicação com a Receita Federal, permitindo receber informações através de um ambiente seguro, como sobre mudanças na legislação tributária, além de consultar dados cadastrais e declarações emitidas, recuperando dados, se for o caso.

Como fazer o certificado digital

O certificado digital deve ser emitido por autoridade certificadora (AC) da ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, com homologação junto à Receita Federal. Em seu site, a entidade disponibiliza uma listagem com as empresas credenciadas.


A solicitação deve ser realizada no próprio site da AC escolhida, momento no qual define o tipo de certificado, que varia conforme a validade do documento e o meio de armazenamento. Se informe também sobre custos, formas de pagamento e aspectos relativos à compatibilidade com seu sistema de emissão de notas fiscais.


Antes de usar o documento eletrônico, os dados precisam ser validados junto a uma autoridade de registro (AR) da própria AC. Segundo informa a ICP-Brasil, o processo é chamado de validação presencial, ou seja, o empreendedor precisa ir fisicamente ao local. A boa notícia é que o procedimento pode ser agendado.


Como etapa final, o MEI é notificado pela AC ou AR sobre como baixar o certificado e como utilizá-lo, sendo elas também responsáveis por oferecer suporte técnico quando necessário.


Não podem solicitar certificado digital as pessoas jurídicas cuja situação cadastral do CNPJ estiver enquadrada como inapta, suspensa ou cancelada.

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Considerações finais

Neste artigo, você conheceu as vantagens do certificado digital, como providenciá-lo e também identificou as situações que o tornam obrigatório para o MEI. Para não ficar na dúvida, vale relembrar: a exigência do documento eletrônico se aplica ao empreendedor que emite nota fiscal eletrônica para pessoa jurídica.

Se a obrigatoriedade não atinge o seu negócio, mas você considera vantajoso aderir à certificação, já sabe também como solicitar, lembrando que a NF-e promove a centralização de processos, otimiza o tempo do empreendedor, reduz custos com papéis e facilita a organização com o armazenamento digital das informações.

O conteúdo desta postagem foi publicado pela empresa Integra NF-e,
você pode encontrar a publicação original clicando aqui

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